Personalarbeit - mal anders? Ein Service für KMU

KMU ist Mittelstand.

Was ist hier besonders? Dafür erst einmal ein Helikopterblick auf diesen Wirtschaftsbereich **):

Dieser Mittelstand ist laut ihrem Bundesverband „die treibende Kraft bei Innovationen und ein starker Partner für Großunternehmen weltweit. … Über 99 Prozent aller Unternehmen in Deutschland sind KMU, sie stellen mehr als die Hälfte aller Arbeitsplätze und erwirtschaften dabei mehr als jeden zweiten Euro (Nettowertschöpfung).“ In Deutschland umfassen die KMU alle Unternehmen unter 500 Mitarbeiter*innen (in der EU-Definition unter 250 Mitarbeiter*innen) und bis zu 50 Millionen Euro Jahresumsatz. - Wow!

• 99 Prozent aller Unternehmen! 
• 58 Prozent aller sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter*innen! 
• Ebenfalls 58 Prozent unserer Wertschöpfung! 

Da lohnt sich doch die Gretchenfrage mit Blick auf Bedarf und Bedürfnisse: 

• Wie halten es diese KMU mit ihrer Mitarbeiter- und Führungskräfteentwicklung? 
• Wie professionell und zeitgerecht ist ihre Personalarbeit überhaupt? 
• Wie erfolgreich spricht das die Entwicklungsanforderungen der Teams (der Erfahrenen wie der Azubis) sowie die Erwartungen im Arbeitsmarkt an? 

Bei vielen Vor­­reitern sind vorbildliche Benchmarks zu rühmen. Doch wir sehen auch Lücken, ja deutliche Wirkungsreserven, gerade in der aktuellen Arbeitswelt rund um Demografie, Digitalisierung, New Work bzw. neuer Normalität mit Corona – und das alles auch in Bezug auf sich abzeichnende Werteverschiebungen hin zu mehr Nachhaltigkeit, agile und damit mehr selbst- und teambestimmte Arbeitsweisen und neue Arbeitsplätze. 

Ein Hub für all das Persönliche?

Die Arbeit rund um heutige, zukünftige (und auch ehemalige) Mitarbeiter*innen steht in vielen Unternehmen mit weniger als 500 oder gar unter 250 Mitarbeiter*innen häufig eher im Abseits, weil die „eigentliche Arbeit“ auf die Tube drückt und die Energien im Tagesgeschäft aufsaugt. 

Wenn Personalthemen auf der Agenda auftauchen, dann sind es die – oft lästigen – rechtlich nötigen und terminlich zu eng getakteten Arbeiten wie Vertragsausstellung, Zeiterfassung, Abrechnungen, Meldungen, Zahlungen, Statistiken oder mal eine Anzeige samt Bewerberauswahl, also die ganze Bürokratie. Das machen oft die dafür nicht zu beneidenden Eigentümer-Partner*innen oder Sekretariate oder Assistenzen der Produktion oder… - und das in Kombination mit der eigenen Arbeit und der Steuerberatung, sie machen es „mit“ laut eigenem Bekunden gerade mal so wie Zeit ist. Gezielte Mitarbeiter-Weiterbildung gibt es, wenn der Chefin ein Punkt besonders wichtig ist oder ein Berater dem Inhaber mit einem Thema imponiert hat oder es bei der Kammer einen preiswerten Kurs gibt (was ja alles häufig ein positiver Einstieg ist). Vom wirklichen Bedarf gibt es zwar Vorstellungen – „In Sachen Digitalisierung müssten wir mal was tun, da haben wir zu wenig Ahnung!“ Systematisch wird aber kein Schuh daraus.

Das reicht nicht mehr! Mitarbeiter fordern mehr als eine korrekte Abwicklung ihrer Beschäftigung, auch mehr als den kostenlosen Kaffee oder die Wasserspender im Flur, die richtigen Arbeitsmittel und die gelungene Weihnachtsfeier, mehr als das Anerkennungsseminar zum Betriebsjubiläum im schicken Hotel. 

Auch KMU benötigen Talent-Nachwuchs. Sind sie dafür ausreichend attraktiv? Oft genug sitzen sie in der Kleinstadt oder auf dem Land und in einer Firma, deren Namen man noch nie gehört hat. Im Kampf um Talente im knappen Arbeitsmarkt und in Konkurrenz mit großen Unternehmensnamen zählt mehr. Bewerber*innen und Teammitglieder wollen Wertschätzung als Human Resources (HR) und damit als menschliche Wertschöpfer erfahren. Um einen Anstellungsvertrag zu unterschreiben bzw. an Bord zu bleiben, brauchen sie vertrauensbildende Erfahrungen mit Zugkraft. 

Rundum zufriedene, ja glückliche Mitarbeiter*innen, sie sind der Wettbewerbsvorteil, auch und gerade bei KMU! Sie denken mit, bringen ihr Wissen und ihre Leistung ein, lernen gerne, sind innovativ und lieben ihre Arbeit und ihr Team.

Doch auch die aktuelle Gallup-Untersuchung bescheinigt, dass 68 Prozent der Arbeitnehmer*innen nur eine geringe und weitere 15 Prozent keine emotionale Bindung an ihr Unternehmen haben. Ihre Wechselbereitschaft hat auch im Corona-Jahr zugenommen. ***) Engagement-Index-Deutschland-2020.pdf. Bei einem Anteil von 99 Prozent an allen Unternehmen gilt das auch für KMU. 

Da helfen erfahrene Partner rund um die Human Resources. Nun ist so eine professionelle HR-Abteilung, die das alles kann und fördert, ziemlich wertvoll, kleine und mittlere Betriebe können sie sich aber nicht unbedingt leisten. Deshalb ist ein Personal HUB, also ein Netzknoten als Service sinnvoll. Das Wissen, praktische Erfahrung und Können aus diversen Unternehmen sind in Top-Qualität gebündelt, das Ganze funktioniert im Sharing-Modell, die Kosten für die Anwender teilen sich nach Bedarf und Nutzung auf.

Herausforderungen in der Mitarbeiterreise

Schaut Euch mal mit mir an, welche Reise Menschen in ihrer Erfahrung mit potenziellen Arbeitgebern wie auch aus interner Personaler-Sicht so machen:

Diese Reisestationen bergen jede einzeln Herausforderungen, wie diese persönlichen Rückmeldungen anschaulich zeigen:

#Firmen-Image
Von denen höre ich wenig, und wenn, dann wenig Gutes.
Die haben wohl eine recht straffe hierarchische Führung. (Arbeitsmarkt)

#Arbeitgeber-Marke
Eine Freundin war bei denen auf einem Casting-Day für Auszubildende.
Sie fand das interessant und hat sich beworben. (Arbeitsmarkt)

#Mitarbeiter-Gewinnung
Der Umgang mit Bewerbern frisst wahnsinnig viel Zeit.
Oft schaffe ich es nicht einmal, mich auf ein Interview gut vorzubereiten. (Assistentin der Betriebsleitung)
Ergänzung: Frauen oder Bewerber mit erkennbarem Migrationshintergrund habe es schwer bei uns.

#Onboarding
Mein Eindruck ist, dass wir Neue nicht so einarbeiten, dass sie ihre Arbeit gut und schnell machen können und es ihnen bei uns Spaß macht. (Inhaberin)

#Teambegleitung
Häufig bekomme ich nicht mit, wie Teams ticken, was Einzelne umtreibt und wer vielleicht unter- oder überfordert ist. (Teamleiterin)

#Professionalisierung
Eine eigene Personalabteilung können wir uns nicht leisten.
Das machen die Chefs und ich mit, die Abrechnungen macht der Steuerberater. (Sekretärin)

#Teamentwicklung
Bei uns hat niemand so richtig gelernt, Mitarbeiter-Potenziale und -Motivation zu fördern. 
Uns geht es eher um Effizienz und Optimierung, auch in unseren Meetings. (Meister)

#Persönlich_Wachsen
Wenn ich persönlich etwas dazulernen will, ist das meine Sache.
 Wenn ich das dem Junior gut begründe, bekomme ich das genehmigt.
Das passiert allerdings auswärts und ist schwer in unsere Praxis zu übertragen. (Mitarbeiterin)

#Mitarbeiter-Betreuung
Da tun wir zu wenig. Wir schaffen ja kaum ein Jahresgespräch.
Zwischendurch-Feedback oder ein informeller Austausch– sei er positiv oder auch kritisch – passiert kaum. (Junior-Chefin)

#Autonomie
Ich kann vieles eigenständig machen, solange es klappt.
Wenn nicht, werde ich kritisiert, weshalb ich nicht die Leitung hinzugezogen habe.
Da frage ich lieber vorher. (Langjähriger Facharbeiter)

#Good_Bye
Wenn jemand kündigt oder wir ihm kündigen, wird nicht lange gefackelt.
Das wird zügig abgewickelt. Kontakte zu Ehemaligen gibt es nur privat im Einzelfall. (Meister)

#Verbundenheit
Hier ist eher ein familiäres Klima.
Ich freue mich, wenn ich die Kollegen und Kolleginnen sehe und mich austauschen kann.
Das passt. (Sachbearbeiterin)

#New_Work
Neben ein bisschen Home-Office in der Verwaltung und ein paar agilen Projekten in der Entwicklung gibt es da noch nichts.
Das ist Stückwerk. (Produktentwickler)

#HR-Instrumente
Technik entwickeln wir zwar mit KI, aber Krankmeldungen bearbeite ich per Hand wie 2003. Automatisierte Personalarbeit findet nicht statt. (Sekretärin)

Darum Personal Hub

Das Personal Hub bündelt eine breite HR-Kompetenz, sowohl im klassischen Personalwesen wie in zukunftsorientierter Personalentwicklung – verschiedene Anwender haben Teil und können das mit zumutbarem Aufwand nutzen. Dabei entwickelt es sich mit der Erfahrung der Vielen selbst stetig weiter, sonst verliert es ja seine Daseinsberechtigung. Deshalb wissen die Beteiligten auch, was Mitarbeiter*innen und Talente heute und morgen wollen.

Das Personal Hub bündelt Kompetenzen die gesamte Personal-Reise entlang: aus Arbeitgeber-Marketing, Mitarbeiter-Gewinnung, Onboarding, Mitarbeiter-Dialog, Coaching & Training, Führungskräfte-Entwicklung und Events. Die Mitmacher*innen im Hub verbindet die Leidenschaft im Zusammenbringen von Menschen, hin zum Erfolg im Unternehmen.

Neben diesen externen Mitmacher*innen braucht es aktive interne Partner:  Geschäftsleitung, Abteilungs- und/ oder Teamleitungen, engagierte Fachkräfte oder - jenseits der Hierarchien - selbstorganisierte Teams. Wichtig ist: Sie haben Entwicklungsmotivation, Entscheidungskompetenz und Durchsetzungsstärke für das, was sie lernen und machen wollen!

Personal Hub als Service

Damit sich die Operativen im KMU auf ihr Wesentliches konzentrieren können, schafft das Hub das passende Fundament als unterstützender Personal-Partner… von außen, aber so als gehörte es innen dazu. Es schlüpft unter das Firmendach und macht sich in der Start-Phase vertraut mit seinem Daseinszweck (dem berühmten Purpose), seinen Kunden und ihren Bedarfen, seiner Kultur, den offiziellen und informellen Strukturen, seinen Führungs-, Entscheidungs- und Arbeits-Mustern, seinen wirtschaftlichen Daten, den üblichen Abläufen und natürlich mit seinen Mitarbeiter*innen und ihren Arbeitsfeldern. ANsprechpartner können auch die intern en Teams sein - jenseits der Hierarchie. Die Bausteine im Einzelnen - hier stärker verdichtet als in der Feedbackschleiufe oben:

#HR-Professionell

Hier geht es um die wirksame Abwicklung der Routine-Aufgaben in der Personal-Administration, möglichst mit professionellen digitalen Werkzeugen, die es heute schon gut und erschwinglich gibt. Die Botschaft: Wir verstehen Euer Business, denken persönlich mit Euch gemeinsam in die Zukunft, begleiten und sind Ansprechpartner*innen. Wir unterstützen rund um die Administration – wo möglich und sinnvoll automatisiert - mit:

• Mitarbeiter-Stammdaten
• Zeiterfassung samt Sondervergütung und Mehrarbeit
• Krankmeldungen
• Urlaubsverwaltung
• Schnittstellen-Kommunikation mit Kassen, Behörden, Steuerbüro etc.
• Statistiken/ Controlling/ Reporting nach vereinbarten Größen

Das kann ein Start in die Office-Digitalisierung sein!

#Mitarbeiter-Gewinnung

Sie ist der Schlüssel zur internen Talent-Schmiede! Dazu gehören:

• Feedback zu Arbeitgeber-Marke und Auftritt im Arbeitsmarkt 
• Eine überzeugende Kandidaten-Reise gestalten
• Ausschreibungen in ausgewählten Medien platzieren, bearbeiten und aktualisieren
• Gesuchte Kompetenzen identifizieren
• Bewerbungen umfassend handhaben (Medienauswahl, Korrespondenz, Termine, modulare Interview-Skripte, Erst-Interviews in unterschiedlichen Medien, Interview-Begleitungen, Empfehlungen, Zu- und Absagen, Abrechnungen…)
• Innovativ-unkonventionelle Auswahlverfahren nach Abstimmung anwenden

#Team-Betreuung

Gemeinsam geht der Weg zu „strahlenden Mitarbeiter*innen“! Dazu gehören:

• Inventur und Pflege der Unternehmens-Kultur
• Regelmäßiges und systematisches Zufriedenheits-Barometer
• Als Coach mittendrin: niedrigschwellige Gesprächsangebote für Mitarbeiter*innen und ihre – auch mentale – Gesundheit, und das nicht nur für die Youngster!
• Feedback- und Kritikgespräche – mit Vorbereitung, Terminierung und Praxisbegleitung (auch: Ausstiegsgespräche)
• Team-Aktivitäten und Incentives, die aktivieren und verbinden
• Team-Pflege – von der Geburtstags- und Jubiläumskarte bis zur Begleitung eines Neuen bei der abendlichen Kneipentour
• Kümmerer, damit sich Leute wohl- und wertgeschätzt fühlen (wirklich und nicht oberflächlich im Feel-Good-Modus!)

#Talent- und Team-Entwicklung

Unternehmensentwicklung geht Hand in Hand mit der persönlichen Entwicklung der Mitarbeiter*innen. Persönliche Haltung, fachliches Wissen (skills) und souveränes Handeln brauchen Futter! Dazu gehören beispielsweise:

• Monatliche Kurz-Workshops zu wichtigen Basisthemen (Kommunikation, Persönlichkeit, Fachthemen, Feedback geben und annehmen…) – persönlich und digital
• Persönlichkeitsindikation mit persönlichen Auswertungsgesprächen
• Diverse Teambildung - Unterschiede zusammenführen: Lebendiges Zusammenarbeiten
• Lösungsfokussierte Haltung und Handlung mit geeignetem Handwerk
• Selbstgesteuertes Lernen mit geeigneten Medien
• Basis-Handwerk für Führungskräfte
• Strategische Talent- und Performance-Entwicklung mit wertschätzendem und motivierendem Zielmanagement – auf Unternehmens-, Führungskräfte- und Mitarbeiterebene (OKR = Objektive & Key Results)

Das alles geht!

Was ist sinnvoll? Womit anfangen? – Gute Frage. Daran arbeiten wir.

Dafür tauchen wir als Personal Hub-Anbieter zunächst mal ein ins Unternehmen und seinen vorrangingen Bedarf und stricken daraus ein Angebot mit transparenten Leistungen und Preisen. Dabei streben wir – wie immer – eine vertrauensvolle und langfristige Partnerschaft an, in der die Kunden aktiv mitwirken und zunehmend selbst HR-Aufgaben verantwortungsvoll übernehmen.   

*)    https://intap-network.de/de/intap-dresden/: „Wir haben eine breite HR-Expertise. Wir lieben Digitales und persönliche Kommunikation. Und wir entwickeln uns stetig weiter. Und deshalb wissen wir, was Eure Mitarbeiter und die Talents von morgen wollen.“
**)   https://www.bvmw.de/themen/mittelstand/zahlen-fakten/
***) Engagement-Index-Deutschland-2020.pdf

Schaubilder:
KMU: Bundesverband mittelständische Wirtschaft, siehe Link
Mitarbeiterreise: MUTmanagement GmbH
Icons: Michael Kaden für MUTmanagement GmbH